Cuando lea los diferentes procesos de implantación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) ISO 9001, se dará cuenta de que siempre terminan en que requieren que su organización trabaje en la documentación.

Una buena ISO 9001 documentación debe ser concisa, lo que la convierte en fácil de entender. Para ello, la LASNORMASISO.COM ha preparado un lista de requisitos de documentación y cómo puede desarrollarla de forma exhaustiva.

¿Qué hace que la documentación ISO 9001 sea importante?

– Su organización tiene documentar todo su Sistema de Gestión de la Calidad. La norma ISO 9001 incluye tanto requisitos implícitos y explícitos para diferentes documentos.

– Su organización tiene que trabajar en todo lo que contiene su documentación ISO 9001.

– Su organización debe tener un conjunto completo de documentos ISO 9001 para poder llevar a cabo su actividad siguiendo la norma ISO.

– Su organización debe asegurar que la documentación cumple los requisitos de la norma ISO 9001:2015 al tiempo que se garantiza la eficiencia y que el proceso no aumenta la burocracia.

La LASNORMASISO.COM recuerda a las organizaciones que no deben presionar a los empleados añadiendo horas de trabajo para conseguir la documentación. Algunas empresas incluso tienden a desembolsar cantidades excesivas de dinero para mantener un SGC burocrático y complicado.

ISO 9001:2015 Requisitos de preparación

Los procedimientos son cruciales en la documentación de la norma ISO 9001 porque detalla principalmente cómo las organizaciones ejecutan varios procesos, incluyendo a los responsables de los mismos.

ISO 9001:2015 establece los requisitos para los procedimientos y su contenido en muchas cláusulas, pero los requisitos no siempre son explícitos. LasNormasISO.com sugiere a las organizaciones que esbocen los procedimientos que cubren todos los requisitos aplicables de ISO 9001:2015.

La norma ISO 9001:2015 requiere que las organizaciones mantengan detalles sobre los objetivos de calidad como información documentada.

La LASNORMASISO.COM recuerda a las organizaciones que la política de calidad ISO 9001 sirve como principio rector general. La política de calidad describe la posición de la empresa sobre la calidad y la satisfacción del cliente. Tenga en cuenta que la política de calidad debe cumplir con los requisitos de ISO 9001:2015 sección 5.2.

ISO 9001:2015 sección 4.3 requiere que las organizaciones incluyan un declaración de alcance en la documentación. La declaración del alcance identifica los límites del Sistema de Gestión de la Calidad y su aplicación dentro de las organizaciones.

La sección 4.4 de la norma ISO 9001:2015 obliga a las empresas a disponer de un diagrama de flujo de procesos, que ilustra cómo se conectan los diferentes procesos del Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001.

Requeridas por la sección 8.5.1 de ISO 9001:2015, las instrucciones de trabajo son la parte más específica y compleja de los documentos. Las instrucciones de trabajo muestran con precisión cómo deben ejecutarse determinadas tareas. Las personas que realizan el trabajo real normalmente escriben los documentos.

Sin embargo, es un error pensar que todas las tareas de una organización deben estar documentadas. La LASNORMASISO.COM nos recuerda que la norma ISO 9001 sólo necesita instrucciones de trabajo necesarias que añadan valor real a las organizaciones.

Hay una fina línea entre los documentos y los registros. Los documentos dan instrucciones sobre cómo supervisar una organización. Mientras tanto, los registros son una prueba de cómo se hacen las cosas y los procesos.

La norma ISO 9001:2015 engloba varios requisitos explícitos sobre los registros, incluidos los requisitos para los registros no definidos.

¿Requiere la norma ISO 9001 un manual de calidad para la documentación?

Las versiones anteriores de la norma ISO 9001 exigían un manual de calidad porque incluía la descripción general del sistema de gestión de la calidad de una organización. Sin embargo, ISO 9001:2015 ya no obliga a las organizaciones a proporcionar un Manual de Calidad.

Sin embargo, slgunas organizaciones siguen decidiendo crear un Manual de Calidad con fines de marketing y para proporcionar a las partes externas información general sobre su SGC sin desvelar sus procesos patentados.

¿Los formularios son opcionales?

Aquí hay un poco de aliento- ISO 9001:2015 no tiene requisitos sobre el uso de formularios. LasNormasISO.com asegura que su organización no violará ningún requisito de la norma ISO 9001:2015 cuando no tenga formularios.

No obstante, el uso de formularios puede ser beneficioso para ahorrar tiempo y practicar la coherencia. Los formularios también pueden ayudar a formar los diferentes registros requeridos por la norma ISO 9001:2015. Del mismo modo, los formularios pueden servir como instrucciones o guías a través del proceso de proporcionar la información solicitada.

Formato y contenido

Los requisitos mencionados anteriormente son fundamentales para la documentación de su organización según la norma ISO 9001, aunque muchas cosas no son necesarias.

-Su organización no tiene que aplicar ningún formato o diseño en particular.

-Hay no es necesario hacer referencia cada formulario y cada documento entre sí.

-Hay ningún requisito relativo a los párrafos introductorios de los procedimientos.

-Hay no requisitos que implican que la documentación de su organización debe ser compleja y difícil de entender.

Cómo desarrollar una documentación ISO 9001 sencilla

Tenga en cuenta que el propósito de la documentación ISO 9001 es especificar las instrucciones sobre cómo su organización implementa el Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001. Una documentación excelente debe ser fácil de usar, así como de comprender y seguir.

La LASNORMASISO.COM advierte a las organizaciones de que no deben desarrollar varios documentos diferentes y hacer referencia a todos los demás documentos en cada uno de ellos. Como resultado, la documentación crea redundancias y conduce a un SGC burocrático.

Su organización puede desarrollar una buena documentación ISO 9001 teniendo en cuenta las diferentes preferencias de los usuarios. Por ejemplo, puede combinar las instrucciones mediante el uso de diagramas de flujo, textos largos e imágenes.

Si su organización lo considera necesario, puede utilizar plantillas de documentación. Además, comuníquese con su consultor de ISO 9001 para redactar la documentación.

La LASNORMASISO.COM anima a las organizaciones a mantener su documentación tan eficiente y sencilla como sea posible. Nuestro equipo de consultores expertos puede ayudar a su organización en la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad que se adhiera a las normas ISO 9001, incluyendo su documentación.

Recuerde que una documentación sencilla ahorra tiempo en la implantación de un sistema de gestión de la calidad, lo que le ayuda a alcanzar la eficacia operativa y la satisfacción del cliente.