Comunicación en ISO 9001 es esencial porque hace que la transmisión de mensajes sea sistemática. Proporciona una comprensión completa de las ideas, las opiniones y los hechos.

En el mundo de la empresa, se da la máxima importancia a la comunicación, por lo que procesos, normas, y los detalles se explican y comprenden adecuadamente.

Asimismo, la comunicación apoya los procesos para que su Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) trabajar cuando su organización cumple con ISO 9001:2015.

Además, los nuevos requisitos de comunicación de la norma ISO 9001:2015 están bajo Sección 7 o la cláusula de soporte.

Esta sección cubre todos los requisitos para los procesos que su organización necesita establecer para apoyar un SGC.

También garantizará la capacidad de entregar productos y servicios que cumplan los requisitos y aumentar la satisfacción de los clientes. Todo esto está dentro del alcance de cualquier SGC y de la norma ISO 9001:2015.

¿Cómo apoya la comunicación a un SGC?

La Sa sección de apoyo de la norma ISO 9001:2015 incluye varios procesos de apoyo para un Sistema de Gestión de Calidad.

• Comunicación;
• Recursos humanos;
• Infraestructura;
• Seguimiento;
• Medición;
• Entorno de operaciones;
• Concienciación;
• Competencia;
• Proceso de creación de información documentada;
• Proceso de control de la información documentada;

Sin embargo, los requisitos de comunicación son los más sencillos de todos.

¿Qué son las comunicaciones significativas para un sistema de gestión de la calidad?

En general, los requisitos de comunicación especifican que una organización debe identificar el interno y externo comunicación esencial para el SGC.

Para determinar lo que se considera relevante, su organización debe mirar hacia atrás a la alcance de su SGC.

Como recordará, el alcance define lo que cubre el SGC dentro de su organización.

Los productos y servicios identificados de su SGC ayudarán a decidir qué comunicación es significativo a su QMS.

¿En qué consiste un plan de comunicación?

Al identificar las comunicaciones vitales del SGC, su organización debe considerar los siguientes aspectos en un plan de comunicación.

• ¿Qué se debe comunicar?

Lo primero es lo primero, ¿qué comunicaciones incluirá en su SGC?

Algunas organizaciones tienen requisitos legales para informar sobre ciertos elementos del SGC, como las no conformidades de los productos y servicios.

• ¿Con quién se comunicará su organización?

Hay una lista de grupos con los que su organización podría tener que comunicarse:

• Clientes;
• Empleados;
• Socios comerciales;
• Proveedores;
• Accionistas;
• Agencias gubernamentales;
• Medios de comunicación;
• Miembros del público;

Tenga en cuenta que la comunicación que se distribuya seguirá dependiendo del tema. No todos los asuntos de comunicación deben ser compartidos con todas las partes de esta lista.

• ¿Cuándo se comunicará su organización?

Este aspecto también depende de el tema o la brevedad de la situación.

Por ejemplo, ¿cuándo comunicará su organización un producto no conforme?

¿Cuánto tiempo esperará su organización antes de comunicar un cambio en el sitio de su almacén?

¿Cuándo debe su organización informar partes interesadas sobre los avances vitales en el QMS?

En algunos casos, los requisitos legales o contractuales pueden afectar a esta decisión.

Al igual que la anterior, esta decisión se basa en la gravedad de la información.

Por ejemplo, un equipo de proyecto puede comunicar pequeñas no conformidades, mientras que CEOs deben comunicar los fallos críticos.

Además, algunas personas o representantes asignados pueden comunicar información a los medios de comunicación.

• ¿Cómo se comunicará su organización?

Existen diferentes modos de comunicar su organización. Sin embargo, algunos modos funcionarán mejor que otros debido a la variación de la información y a la amplia gama de partes implicadas.

Dependiendo de lo que necesite comunicar, su organización puede utilizar el correo electrónico, un comunicado de prensa, discusiones en persona, reuniones, llamadas o mensajes de texto.

Prepare y planifique sus comunicaciones

ISO 9001:2015 no exige que su plan de comunicación forme parte de la información documentada.

No obstante, incluir su plan de comunicación en la información documentada hace que el trabajo sea menos complicado.

Por ejemplo, si el director general de una pequeña empresa se encarga de toda la comunicación, no es necesario documentar el plan de comunicación.

En cambio, un plan documentado es aconsejable en una situación más compleja que implique que muchas personas se comuniquen con diferentes partes, sobre temas diversos, en diferentes modos.

Tenga en cuenta que estos requisitos se aplican tanto a las comunicaciones internas como a las externas.

Recuerde identificar cómo comunicará la información crítica del SGC a sus empleados.

Además, la LASNORMASISO.COM sugiere desarrollar un plan de comunicación con antelación.

Si su organización espera hasta el último momento, se arriesga a cometer errores que podrían dañar su credibilidad, imagen y reputación.

Tenga en cuenta que un buen SGC también significa crear un buen plan de comunicación.

Si quiere llevarse algo, consulte los kits de herramientas creados por los expertos en ISO de LasNormasISO.com para obtener más información sobre los requisitos de la norma ISO 9001:2015.